Die Pflicht zur Datenübermittlung ab 2025: Was Du als Steuerberater und KMU wissen musst
Diese neuen Regelungen bringen mehr Sicherheit in die Prozesse der Personalabrechnung und Lohn- & Gehaltsabrechnung. Wenn du die diese Prozesse nicht an das Leo Lohnbüroauslagern möchtest, ist es besonders wichtig, die ab 2025 geltenden Vorschriften im Blick zu behalten, um sowohl deine eigenen Abläufe als auch die deiner KMU-Kunden optimal zu gestalten. Die Einhaltung dieser Pflichten sichert nicht nur reibungslose Betriebsprüfungen, sondern vermeidet auch potenzielle Konflikte mit den Rentenversicherungsträgern.
Inhaltsverzeichnis
- Überblick über die neue Pflicht ab 2025
- Was bedeutet euBP?
- Verzicht auf die Datenübermittlung: So gehst Du vor
- Wichtige Hinweise zur elektronischen Übermittlung
Überblick über die neue Pflicht ab 2025?
Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine wichtige Neuerung in Kraft, die Steuerberater mit KMU-Kunden betrifft: Arbeitgeber und Steuerberater sind ab diesem Datum verpflichtet, die Daten der Finanzbuchhaltung zusammen mit den Daten der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) zu übermitteln. Diese Pflicht erweitert die bisherigen Anforderungen, die seit dem 1. Januar 2023 gelten, wonach Entgeltabrechnungsdaten im Rahmen der Betriebsprüfung elektronisch übermittelt werden müssen. Hierbei stellt sich die Frage, ob ein bereits bewilligter Verzicht des Rentenversicherungsträgers auf die elektronische Übermittlung auch für die neuen Anforderungen gilt.
Was bedeutet euBP?
Die „elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ (euBP) ist seit dem 1. Januar 2023 ein verbindliches Verfahren für Arbeitgeber. Dabei sind sie verpflichtet, die für die Betriebsprüfung notwendigen Entgeltabrechnungsdaten elektronisch aus einem systemgeprüften Programm zu übermitteln. Diese Daten werden von der Prüfsoftware analysiert, und die gewonnenen Ergebnisse dienen als Hinweise für die Betriebsprüfung. Das Ziel ist eine effizientere und genauere Prüfung, die sowohl für Unternehmen als auch für die Rentenversicherungsträger den Prozess optimiert.
Verzicht auf die Datenübermittlung
Die Einführung der Pflicht zur Übermittlung der Finanzbuchhaltungsdaten ab 2025 wirft die Frage auf, ob dafür ein gesonderter Antrag auf Verzicht gestellt werden muss. Hier ist der gesetzliche Rahmen entscheidend: Der Gesetzestext des § 126 SGB IV unterscheidet nicht zwischen Entgeltabrechnungsdaten und Finanzbuchhaltungsdaten.
Zwei Szenarien sind möglich:
- Bereits bewilligter Verzichtsantrag: Hast du als Steuerberater oder dein KMU-Kunde bereits einen Antrag auf Verzicht der Übermittlung von euBP-Daten gestellt und ein Bewilligungsschreiben erhalten, dann ist kein erneuter Antrag notwendig. Der bereits bewilligte Verzicht umfasst automatisch auch die Daten der Finanzbuchhaltung.
- Noch kein Verzichtsantrag gestellt: Wird nun ein Antrag gestellt – sei es für die Daten der Entgeltabrechnung oder insgesamt für euBP-Daten – dann gilt die Bewilligung auch für die Finanzbuchhaltungsdaten. Der Antrag deckt also beide Datenarten ab, ohne dass eine separate Beantragung notwendig ist
Wichtige Hinweise zur elektronischen Übermittlung
Falls Dein KMU-Kunde die Zustimmung zum Verzicht auf die Übermittlung von euBP-Daten erhalten hat, bedeutet dies nicht, dass keine Daten elektronisch übermittelt werden können. Im Rahmen einer Betriebsprüfung können sowohl Entgeltabrechnungsdaten als auch Daten der Finanzbuchhaltung dennoch elektronisch an den Rentenversicherungsträger übermittelt werden. Eine formelle Aufhebung des Verzichts ist hierfür nicht erforderlich.
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Quelle: summa summarum, herausgegeben von der Deutschen Rentenversicherung Bund