Unentgeltliche Bereitstellung von Zeitschriften an Mitarbeiter.
Geldwerter Vorteil oder nicht?
Arbeitgeber möchten Mitarbeitenden oft im Rahmen ihres Arbeitsverhältnisses gerne einen Mehrwert bieten, indem er ihnen unentgeltlich Zeitschriften zur Verfügung stellt. Diese Publikationen, sei es aus eigener Produktion oder von anderen Verlagen bezogen, sollen sowohl privat als auch beruflich genutzt werden. Vor allem in einem Zeitungsverlag kann die Bereitstellung von Fachzeitschriften einen wichtigen Beitrag zur Marktbeobachtung, zur Kenntnisnahme von Trends und Entwicklungen in der Branche sowie zur Verbesserung der journalistischen und redaktionellen Arbeit leisten. Doch wie verhält es sich steuerlich?
Geldwerter Vorteil oder steuerfreie Annehmlichkeit?
Grundsätzlich stellt sich die Frage, ob die unentgeltliche Bereitstellung der Zeitschriften einen geldwerten Vorteil darstellt, der als Arbeitslohn zu versteuern ist. Die Antwort ist eindeutig: Wenn ein Arbeitnehmer Zeitschriften, egal ob beruflich oder privat genutzt, unentgeltlich oder verbilligt erhält, handelt es sich um einen geldwerten Vorteil. Dieser ist grundsätzlich steuerpflichtig und zählt zum Arbeitslohn, sofern keine ausdrückliche Steuerbefreiung greift.
Werbungskostenersatz – Was ist zu beachten?
Solltest du als Arbeitgeber die Kosten für Fachzeitschriften erstatten, gehören diese Erstattungen ebenfalls zum steuerpflichtigen Arbeitslohn – selbst wenn die Zeitschriften als Arbeitsmittel dienen. Es ist wichtig zu wissen, dass eine Verrechnung von Arbeitslohn und Werbungskosten durch dich als Arbeitgeber im Lohnsteuerabzugsverfahren nicht zulässig ist. Dein Mitarbeiter kann jedoch seine Ausgaben für diese Fachzeitschriften in gleicher Höhe als Werbungskosten in seiner Steuererklärung geltend machen.
Rabattfreibetrag – Möglichkeit zur Steuerbefreiung
Es gibt jedoch auch gute Nachrichten: Der geldwerte Vorteil aus der Bereitstellung von Zeitschriften kann unter bestimmten Bedingungen steuer- und beitragsfrei bleiben. Hier greift der sogenannte Rabattfreibetrag. Dieser beträgt 1.080 Euro pro Jahr, zuzüglich eines Abschlags von 4 % vom Endpreis. Wird dieser Freibetrag nicht überschritten, bleibt der geldwerte Vorteil steuer- und beitragsfrei.
Sollte der Rabattfreibetrag von 1.080 Euro nicht anwendbar sein – zum Beispiel, weil der Vorteil nicht direkt von dir als Arbeitgeber, sondern von einem verbundenen Unternehmen gewährt wird – gibt es eine weitere Möglichkeit: Die Freigrenze von 50 Euro pro Monat. Diese Freigrenze ist ebenfalls steuer- und beitragsfrei, vorausgesetzt, sie wird durch andere Sachbezüge nicht überschritten.
Fazit
Für dich als Arbeitgeber in der Verlagsbranche kann die unentgeltliche Bereitstellung von Zeitschriften für deine Mitarbeiter sowohl ein attraktives Angebot als auch eine betriebsnotwendige Maßnahme zur Förderung der Arbeitsleistung sein. Es ist jedoch entscheidend, die steuerlichen Implikationen genau zu kennen und gegebenenfalls den Rabattfreibetrag oder die Freigrenze zu nutzen, um unnötige Steuerlasten zu vermeiden.
Solltest du Fragen zur konkreten Umsetzung oder zur steuerlichen Behandlung haben, zögere nicht, deinen Steuerberater zu konsultieren. So stellst du sicher, dass du sowohl deinen Mitarbeitern als auch deinem Unternehmen einen echten Mehrwert bieten kannst, ohne steuerliche Risiken einzugehen.
Quelle: alga-Competence-Center, Janette Rosenberg